Um die Verbindung mit einem anderen Raum zu erleichtern, kann man sich auch automatisch verbinden lassen. Hierzu muss bei einem schon vorhandenem oder bei einem neuen Auswahltermin der Konferenzraum und die Teilnehmer PIN im Feld Teilnehmer eingetragen werden - ganz so, wie sonst Telefonnummern. Das Format ist <RAUMNUMMER>#TEILNEHMERPIN, also zum Beispiel 12345#55555 Bitte beachten, dass die Teilnehmer-PIN bei Konferenzräumen immer die Standard PIN für Teilnehmer ist nicht eine eventuelle temporäre PIN welche die andere Gemeinde während einer Übertragung gesondert vergeben hat. Beispiel: eine Gemeinde hat bei der Einrichtung des Konferenzraumes die Standard-Teilnehmer-PIN 33333 erhalten. Die Gemeinde richtet einen Termin für einen Gottesdienst ein und vergibt hierin eine neue PIN, welche Geschwister die sich per Telefon einwählen verwenden. Andere Konferenzräume müssen jedoch trotzdem die Standard-PIN 33333 verwenden.

In der Anrufliste steht hinter der Telefonnummer eine Rückmeldung zur Verbindung. Diese sind mit Bedeutung hier aufgelistet. Grundsätzlich basiert die Rückmeldung auf den Codes, welche von der Telekom zurückgemeldet werden und sind nicht immer 100% eindeutig zuzuweisen.

• "Answered" - Gespräch wurde angenommen
• "Congestion" - Verschiedenes: Es gab keine Rückmeldung (z.B. auf bei falscher Telefonnummer), der Anschluss ist defekt, belegt, oder anderweitig nicht erreichbar.
• "No Answer" - Der Anruf wurde signalisiert aber es wurde nicht abgehoben.
• "Busy" - Belegt
• "Wrong PIN" -  Falsche PIN wurde eingegeben

In Problemfällen sollte immer zuerst die Telefonnummer geprüft werden. Stimmt das Format? Ist es eine Festnetzrufnummer aus Deutschland? Ist der Anschluss sonst erreichbar mittels Testanruf? Ist beim Empfänger eine Router im Einsatz und ist dieser aktuell und neu gestartet?

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In den seltensten Fällen gibt es tatsächlich ein Problem innerhalb der Gottesdienstübertragung. Gerne unterstützen wir jedoch bei der Fehlermeldung und können. Hierzu bitte den fehlgeschlagenen Anruf innerhalb weniger als 12 Stunden an uns melden (Meldefristen der Telefonleitungsanbieter). Wir werden diesen dann tiefergreifend untersuchen lassen.

Nach Anweisung im Schreiben des Bezirksapostels von 2012, ist die Übertragung des regelmäßigen Wochengottesdienstes über das Telefon nicht vorgesehen. Eine entsprechende Vorgabe wurde vor Ende 2014 auf alle Konferenzräume angewendet, welche diese noch nicht umgesetzt hatten. Diese Einstellung verhindert neue Termine für Übertragungen, welche nach 19:30 Uhr beginnen. Änderungen an früher eingerichteten Terminen sind ebenfalls nicht mehr möglich. Nicht technische Rückfragen und eventuelle Sondergenehmigungen sind mit der Verwaltung der Neuapostolischen Kirche Süddeutschland, Frau Hauser, bzw. Herrn Heim zu klären.

Der Plenum Modus entscheidet darüber, ob die Teilnehmer Stumm geschaltet sind, d.h. nicht sprechen können und damit auch von anderen Teilnehmern nicht zu hören sind und Störungen unterbleiben. Plenum On, heißt, dass Sie im Plenum Modus arbeiten. Im Plenum spricht einer, und die anderen hören zu = Teilnehmer sind Stumm geschaltet. Grundsätzlich sind alle Konferenzräume zu Anfang einer Übertragung in den Plenum Modus gesetzt und nur der Gastgeber ist zu hören. Mittels der Telefontastatur kann der Gastgeber den Plenummodus durch drücken der Kombination *7 (alternativ #7) an- und ausschalten.

Während der Übertragung

Während einer aktiven Konferenz können Sie den Status der Konferenz und der Teilnehmer im Internet kontrollieren. Gehen Sie dazu auf https://www.nak.perfon.com/konferenz und melden Sie sich an. Die aktive Konferenz finden Sie unter dem Menüpunkt „Konferenz“ (siehe Steuerung über das Webinterface)

Nach der Übertragung

Über den ebenfalls nach Anmeldung unter https://www.nak.perfon.com/konferenz verfügbaren Menüpunkt „Teilnehmer“ können Sie die Liste der Anrufer und die Dauer der Verbindung einsehen. Berücksichtigen Sie bitte, dass alle Angaben von Geschwistern der Geheimhaltungspflicht unterliegen.  

Sie haben die Möglichkeit, während der Konferenz einige Grundfunktionen über das Telefon zu steuern. Es sind dazu bestimmte Tastensequenzen notwendig, welche die jeweilige Funktion ausführen. Entnehmen Sie bitte folgender Tabelle die derzeit möglichen Steuerungssequenzen: Bitte beachten Sie: Bei Telefonen, Telefonanlagen oder Mobiltelefonen, bei welchen die Sterntaste bereits mit anderen Funktionen belegt ist, oder nicht erkannt wird, kann alternativ auch die Raute-Taste "#" anstelle der Stern-Taste "*" verwendet werden.

Tastensequenz	Funktion
*1	Sich selber stumm schalten oder die Stummschaltung deaktivieren
*3	Eine Telefonnummer durch Anrufen zur Konferenz hinzufügen. Beispiel:*3 0711 1234567
*4	Andere Teilnehmer auflegen
*5	Die eigene Konferenz mit einer anderen Konferenz verbinden
*7	Plenum Modus aktivieren / deaktivieren, d.h. die Geschwister stumm schalten oder die Stummschaltung wieder aufheben

Die Übertragung soll für die Gemeinden so einfach wie möglich und kostengünstig erfolgen. Es wurde eine Reihe von Anpassungen vorgenommen, um den Dienst an die Anforderungen der Gottesdienstübertragung zu optimieren. Um die Übertragungen so einfach wie möglich zu machen, wird folgende Vorgehensweise vorgeschlagen:

1. Teilnahme, d.h. die Einrichtung des Konferenzraumes beantragen
2. Melden Sie sich mit der nach der Einrichtung erhaltenen Benutzerkennung im Internet unter https://www.nak.perfon.com/konferenz/ an. Sie erhalten Zugriff auf verschiedene Steuerungsmöglichkeiten für Ihren Konferenzraum
3. Richten Sie die Übertragung des Gottesdienstes als automatisch geschaltete Konferenz ein (Menu „Termine“). Dies führt dazu, dass „Ihr“ Gemeindetelefon automatisch zum Gottesdienstbeginn kostengünstig angerufen wird und die Gottesdienstübertragung automatisch beginnt.
4. Fertig! – Zum gewählten Zeitpunkt werden nun automatisch die Gemeinde und die eingetragenen Geschwister angerufen und die Übertragung beginnt.

Normalerweise sollten die Konferenzen nach folgendem Ablauf durchgeführt werden:

Automatische Schaltung (normaler Gottesdienst)	Manuelle Schaltung
Sonntag 9:30	Anrufen der Telefonzentrale Telefonnummer: 0711-26899015
Telefon in der Gemeinde wird automatisch angerufen – Telefon abnehmen	Eingabe der Konferenznummer Nr.: Eingabe der Gastgeber-PIN PIN:
Verbindung ist nun aufgebaut Warten bis die Geschwister verbunden sind	Verbindung ist nun aufgebaut Warten bis die Geschwister verbunden sind
Optional - Teilnehmer einzeln hinzufügen: Eingabe *3 + Telefonnummer
Geschwister begrüßen (eventuell Textwort und Liednummern angeben)
Geschwister stumm schalten mit *7 (wenn keine automatische Stummschaltung)
Telefonhörer auf den Lautsprecher legen / Telefon verbinden
Gottesdienst wird übertragen
Nach dem Gottesdienst die Stummschaltung mit *7 beenden
Noch verbundene Geschwister verabschieden
Auflegen – Verbindung endet für alle automatisch

Je nach Bedarf ist nicht nur die Einwahl der Geschwister in die Konferenz möglich, sondern die Geschwister können auch in begründeten Ausnahmefällen durch das System automatisch zu Gottesdienstbeginn angerufen werden (Auswahl). Die Entscheidung hierüber wird durch den Vorsteher getroffen und ist in all den Fällen angebracht, wenn Geschwister selbst nicht mehr in der Lage sind eine Telefonnummer+Konferenzraumnummer+PIN zu wählen, oder wenn zum Beispiel Telefongebühren in einer Betreuungs-Einrichtung unverhältnismäßig hoch sind. Bei einer Auswahl-Konferenz, werden die hinterlegten Telefone angerufen und der Teilnehmer muss nur noch den Hörer abnehmen, ohne die Eingabe von Nummern. Eine solche Auswahl ist grundsätzlich auf inländische Festnetznummern beschränkt.

Die Übertragung beginn mit Stummschaltung, d.h. die Teilnehmer können sich nicht gegenseitig hören. Sie können diese am Anfang der Übertragung kurzzeitig ausschalten mit *7. Dies ermöglicht eine Begrüßung und Rückfragen. Nach der Begrüßung sollten die Teilnehmer wieder auf "Stumm" geschaltet werden, sodass nur Audio vom Gastgebertelefon übertragen wird (PLENUM-Modus) - dies verhindert gegenseitige Störungen. Nach dem Gottesdienst kann dieser Plenum-Modus wieder ausgeschaltet werden, um die Zuhörer zu verabschieden. Die Stummschaltung / der Plenum-Modus kann vom Gastgebertelefon jederzeit durch drücken von *7 auf der Telefontastatur aktiviert und deaktiviert werden - alle Teilnehmer hören dabei eine Bestätigung durch das Konferenz-System.

Grundsätzlich gibt es 2 verschiedene Arten von Terminen: die Dial-Out und die Dial-In Konferenz. Bei beiden wird zum geplanten Termin die Konferenz, d.h. die Übertragung gestartet und Gastgeber und Teilnehmer können sich einwählen. Bei einer Dial-Out Konferenz werden zusätzlich sämtliche hinterlegten Teilnehmer automatisch angerufen. Tipp: Geplante Konferenzen sollten in Ihrer Maximaldauer auf mindestens 2 Stunden eingestellt werden, sodass die Übertragung nicht plötzlich nach einer Stunde endet.

Die Kosten für die Einrichtung und Verwaltung der Konferenzräume pro Gemeinde werden von der Verwaltung getragen, ebenso, wie sämtliche Verbindungskosten bei Dial-Out Konferenzen. Die Abrechnung der anfallenden Kosten erfolgt direkt mit der Verwaltung der Neuapostolischen Kirche. Ruft der Gastgeber oder ein Zuhörer die Konferenz an, so fallen die normalen Telefongebühren an diesem Anschluss an, bzw. sind bei Flatrates normalerweise enthalten - die zusätzliche Umlage für die Konferenz wird zentral mit der Verwaltung verrechnet und fällt daher nicht beim Anrufenden an. Wird der Gastgeber oder Teilnehmer vom System angerufen (Dial-Out), so fallen für die Angerufenen keine Kosten an. Tipp: Bei Gemeinden, welche mit einem Festnetzanschluss ausgestattet sind, können Kosten eingespart werden, wenn das Gemeindetelefon vom Konferenzsystem angerufen wird (Dial-Out) und nicht über das Gemeindetelefon die Einwahl durchgeführt wird.